Pentru mulți oameni, cel mai greu pas nu este prima ședință, ci telefonul dinaintea ei. Să suni, să explici unui necunoscut de ce ai nevoie de ajutor, să găsești o oră. Unii amână luni de zile din cauza acestui apel.
Felul în care se face programarea este prima întâlnire cu cabinetul tău.
Articolul acesta este despre organizare. Ce ține de practica profesională și de codul deontologic stabilește profesia ta.
Programarea fără explicații
Posibilitatea de a alege singur o oră, fără să spui nimănui de ce, coboară pragul. Omul rezervă seara, în liniște, atunci când s-a hotărât.
Ce scrii în descrierea serviciilor
Simplu, fără jargon:
- cu cine lucrezi: adulți, adolescenți, cupluri;
- cât durează o ședință;
- cât costă;
- cum decurge prima întâlnire;
- dacă lucrezi în cabinet, online sau în ambele feluri.
Cine citește trebuie să știe la ce să se aștepte, nu să ghicească.
Prima ședință
Este, de obicei, altfel decât celelalte: cunoaștere, motivul venirii, cadrul de lucru. Dacă are altă durată sau alt preț, trece-o ca serviciu separat.
Ora fixă
Pentru lucrul pe termen lung, aceeași zi și aceeași oră în fiecare săptămână dau stabilitate. Clientul nu mai caută loc de fiecare dată, iar tu ai un program previzibil.
Regula de anulare
Spusă limpede la prima ședință și scrisă:
- cu cât timp înainte se poate anula;
- ce se întâmplă cu ședința anulată târziu sau la care clientul nu vine;
- cum se reprogramează.
Nu este o pedeapsă. Face parte din cadru și se discută ca atare.
Pauza dintre ședințe
Zece-cincisprezece minute: notițe, apă, câteva clipe pentru tine. Există și un motiv practic: doi clienți care se întâlnesc în ușă pot să nu-și dorească asta.
Discreția în sala de așteptare
Dacă se poate, organizează programul astfel încât clienții să nu se întâlnească: pauze între ședințe, intrare și ieșire gândite, niciun nume strigat.
Mesajele și notificările
O reamintire poate fi citită de altcineva. Verifică ce text primește clientul și întreabă-l de la început pe ce cale preferă să fie contactat.
Datele și notițele
Notițele despre ședințe sunt confidențiale și se păstrează potrivit regulilor profesiei tale și legii. Într-un sistem de programări ții doar ce ține de organizare: numele, ora, serviciul. Pentru obligațiile exacte, consultă codul deontologic și un jurist.
Câte ședințe pe zi
Munca aceasta consumă. Stabilește un număr pe care îl poți duce fără să-ți scadă atenția și lasă-ți timp pentru supervizare, formare și odihnă.
Urgențele
Spune clar, în profil și la prima ședință, că programările nu sunt un serviciu de urgență și unde poate apela cineva aflat într-o situație de criză: numărul 112 și serviciile specializate.
Când nu mai ai locuri
Spune-o cinstit și, dacă poți, recomandă colegi. Un om care și-a adunat curajul să scrie nu ar trebui să rămână fără răspuns.
Un prim pas făcut în liniște. Pe RezervăOra clientul vede serviciile, durata și prețul și își alege singur ora, fără să explice nimic la telefon.