Când clienții se programează singuri, apare o teamă firească: „Și dacă cineva rezervă peste zece minute, când eu sunt în pauză?” Răspunsul stă în regulile de rezervare.
Pe RezervăOra îți setezi orarul pe afacere și pe fiecare angajat și trei reguli care decid când se poate face o programare. Le luăm pe rând.
Orarul: baza tuturor regulilor
Mai întâi stabilești când lucrează afacerea și când lucrează fiecare specialist. Clienții văd doar orele din acest program. Dacă Ana nu lucrează lunea, nimeni nu se poate programa la ea lunea.
Bufferul: pauza dintre programări
Ce este: un interval liber, adăugat automat după fiecare programare.
La ce folosește: curățenia și pregătirea locului, o gură de apă, un client care a întârziat cinci minute. Fără buffer, orice mică întârziere se adună și, până seara, ajunge la o oră.
Cum alegi valoarea:
- servicii scurte, fără pregătire: 5 minute;
- majoritatea serviciilor de salon: 10 minute;
- proceduri care cer dezinfectare sau pregătirea cabinetului: 15 minute sau mai mult.
Bufferul nu este timp pierdut. Este ceea ce face ca programarea de la ora 16:00 să înceapă chiar la 16:00.
Preavizul minim: cu cât timp înainte se poate rezerva
Ce este: intervalul minim dintre momentul rezervării și ora programării.
La ce folosește: te ferește de programările-surpriză. Cu un preaviz de două ore, nimeni nu poate rezerva la 14:00 o oră de la 14:15.
Cum alegi valoarea:
- vrei să prinzi clienții de moment, de exemplu într-o frizerie: 30-60 de minute;
- ai nevoie de pregătire sau nu ești mereu la salon: 2-4 ore;
- servicii care cer materiale comandate sau pregătire specială: o zi.
Un preaviz prea mare are un cost: pierzi clienții care se hotărăsc în aceeași zi.
Fereastra de rezervare: cât de departe în viitor
Ce este: cu câte zile înainte se pot face programări.
La ce folosește: îți păstrează controlul asupra programului. Dacă nu știi încă turele de peste două luni, nu vrei programări acolo.
Cum alegi valoarea:
- program stabil, clienți care revin la intervale fixe: 60-90 de zile;
- program care se schimbă des: 14-30 de zile;
- servicii rezervate mult înainte, cum ar fi machiajul de nuntă: câteva luni.
Cum lucrează împreună
Să luăm un salon cu buffer de 10 minute, preaviz minim de 2 ore și fereastră de 30 de zile. Este marți, ora 12:00.
- Clientul nu poate rezerva nimic înainte de 14:00.
- Nu poate rezerva dincolo de 30 de zile de acum înainte.
- După o programare care se termină la 15:00, următoarea oră liberă începe la 15:10.
Nimic din toate acestea nu cere atenția ta. Regulile se aplică singure, la fiecare rezervare.
Trei greșeli frecvente
- Fără buffer, „ca să intre mai mulți clienți”. Câștigi o programare pe hârtie și pierzi punctualitatea întregii zile.
- Preaviz foarte mare, din prudență. Verifică de câte ori ai fi putut primi un client în aceeași zi.
- Reguli setate o dată și uitate. Reia-le când schimbi programul, adaugi servicii sau angajezi pe cineva.
De unde începi
Dacă nu ești sigur, pornește cu valori de mijloc: buffer de 10 minute, preaviz de 2 ore, fereastră de 30 de zile. După două săptămâni, vezi unde te încurcă și ajustează.
Setează-ți regulile o singură dată. Pe RezervăOra, orarul, bufferul, preavizul minim și fereastra de rezervare se stabilesc pentru afacerea ta și se aplică automat.