Un cabinet medical folosit de un singur medic stă gol jumătate din săptămână, iar chiria se plătește pentru toată. De aceea, tot mai multe cabinete sunt împărțite: doi-trei medici, uneori de specialități diferite, în același spațiu.
Soluția este bună pentru toată lumea, cât timp programul este limpede. Când nu este, apar scenele cunoscute: doi medici care vin la aceeași oră, un pacient trimis la ușa greșită, o asistentă care nu știe cu cine lucrează astăzi.
Pornește de la spațiu
Înainte de oameni, numără resursele:
- Câte cabinete de consultație sunt?
- Ce echipamente se împart: ecograf, fotoliu de tratament, sală de proceduri?
- Câți oameni lucrează la recepție și câte asistente sunt?
Un program care arată bine pe hârtie, dar pune doi medici pe același aparat în aceeași dimineață, nu funcționează.
Blocuri fixe de timp
Cea mai simplă împărțire este pe blocuri: fiecare medic are zilele și jumătățile lui de zi, aceleași în fiecare săptămână.
- Dr. A: luni, miercuri și vineri dimineața.
- Dr. B: marți și joi, toată ziua.
- Dr. C: luni și miercuri după-amiaza, sâmbătă dimineața.
Avantajul este pentru toți: pacienții țin minte când lucrează medicul lor, recepția știe pe cine să programeze, iar medicii își pot face planuri.
Programele care se schimbă de la o săptămână la alta produc aproape toate încurcăturile.
Lasă timp între ture
Când un medic termină la 13:00 și următorul începe tot la 13:00, se întâmplă două lucruri: primul întârzie cu ultimul pacient, iar al doilea așteaptă pe hol.
Lasă între ture un interval de 15–30 de minute. În acest timp se face curățenia, se pregătește cabinetul și se recuperează întârzierile.
Un calendar pentru fiecare medic
Fiecare medic are calendarul lui, cu:
- zilele și orele în care consultă;
- serviciile pe care le face, pentru că nu toți fac toate procedurile;
- duratele lui, pentru că o consultație inițială poate dura diferit de la o specialitate la alta.
Pacientul alege medicul și serviciul, iar calendarul îi arată doar orele în care acel medic chiar este în cabinet.
Un singur caiet comun, în care se scrie „la doctor”, este rețeta sigură pentru suprapuneri.
Echipamentul comun
Dacă un aparat este folosit de mai mulți medici, programările pentru el trebuie văzute de toți. Cel mai simplu este ca procedurile care îl folosesc să fie puse în blocuri separate: marți dimineața pentru un medic, joi după-amiaza pentru altul.
Recepția
Recepția este locul în care se întâlnesc toate programele. Are nevoie de:
- programul tuturor medicilor, într-un singur loc, la zi;
- reguli clare despre cine pe cine înlocuiește;
- informațiile de bază despre fiecare medic: ce consultă, ce nu, cât durează o vizită.
Pacientul care sună și întreabă „când consultă doamna doctor?” trebuie să primească răspunsul în zece secunde.
Concediile și înlocuirile
- Concediile se anunță din timp și se blochează imediat în calendarul medicului.
- Pacienții deja programați sunt anunțați și mutați înainte, nu în ziua respectivă.
- Dacă un coleg preia pacienții, acest lucru se spune limpede: unii vor prefera să aștepte medicul lor.
Pacientul trebuie să știe unde merge
Într-un spațiu împărțit, confuzia cea mai frecventă este a pacientului. Ajută-l:
- Mesajul de confirmare cuprinde numele medicului, etajul și numărul cabinetului.
- Pe ușă este afișat medicul care consultă în ziua respectivă.
- Recepția îl întâmpină și îl îndrumă, nu îl lasă să caute singur.
Banii și regulile dintre medici
Împărțirea spațiului înseamnă și împărțirea costurilor: chirie, utilități, recepție, consumabile. Stabiliți în scris:
- cine ce plătește și după ce criteriu: ore folosite, număr de pacienți sau părți egale;
- cine cumpără consumabilele;
- ce se întâmplă cu orele rezervate și nefolosite.
Pentru forma contractului, consultați un jurist și un contabil. O înțelegere verbală între colegi ține până la prima neînțelegere.
Verificați o dată pe trimestru
Programul făcut acum un an poate să nu se mai potrivească. La trei luni, uitați-vă împreună:
- care blocuri sunt pline și care stau goale;
- unde apar întârzieri între ture;
- ce reclamă pacienții cel mai des.
Un bloc gol la un medic poate fi exact locul de care are nevoie altul.
Un calendar pentru fiecare medic. Pe RezervăOra, fiecare specialist are orarul și serviciile lui, iar pacienții văd doar orele în care medicul ales consultă.