Într-un cabinet medical, telefonul sună cel mai mult exact când recepția este cea mai ocupată. Pacienții nu prind linia, asistenta întrerupe ce făcea, iar o parte din apeluri rămân fără răspuns.
Programarea online ia din această presiune. Un cabinet nu este însă un salon: duratele diferă mult, unele vizite cer pregătire, iar datele pacienților sunt sensibile. Iată ce merită pregătit înainte.
1. Decide ce se poate programa online
Nu tot ce faci trebuie deschis publicului.
Se potrivesc: consultațiile inițiale, controalele, procedurile standard, cu durată cunoscută.
Rămân la telefon sau la recomandarea medicului: intervențiile care cer evaluare prealabilă, urgențele, cazurile complexe.
Poți începe cu două-trei tipuri de vizită și adăuga altele pe parcurs.
2. Descrie clar fiecare serviciu
Pacientul nu cunoaște termenii tăi. Pentru fiecare serviciu, scrie:
- o denumire pe înțelesul lui;
- durata;
- prețul;
- ce trebuie să aducă sau cum să se pregătească: analize recente, pe nemâncate, trimitere.
Cu cât descrierea este mai clară, cu atât primești mai puține telefoane și mai puțini pacienți veniți nepregătiți.
3. Setează calendarul fiecărui medic
Fiecare medic are programul lui, zilele lui și serviciile pe care le oferă. Calendarele separate previn situația în care un pacient este programat la un medic care nu face procedura respectivă.
4. Protejează-ți timpul cu reguli de rezervare
Trei setări simple:
- Preaviz minim: nimeni nu se poate programa cu mai puțin de câteva ore înainte.
- Fereastră de rezervare: cu cât timp înainte se deschid programările.
- Pauză între vizite: timp pentru notițe și pregătirea cabinetului.
5. Ai grijă de datele pacienților
Datele despre sănătate sunt printre cele mai sensibile. Câteva principii de bun-simț:
- Cere doar strictul necesar pentru programare: nume, contact, tipul vizitei. Detaliile medicale se discută în cabinet.
- Păstrează reminderele neutre. Un mesaj de tipul „Aveți o programare mâine la 09:30” este suficient; nu menționa diagnostice sau proceduri.
- Limitează accesul. Fiecare angajat vede doar ce îi trebuie pentru munca lui.
Pentru obligațiile legale privind datele cu caracter personal, consultă un jurist. Rândurile de mai sus nu țin loc de consultanță juridică.
6. Nu-i uita pe cei care sună
Nu toți pacienții vor folosi internetul, mai ales cei în vârstă. Telefonul rămâne. Important este ca programările făcute prin telefon să fie trecute în același calendar, ca să nu apară suprapuneri.
7. Anunță pacienții
- Pune linkul de programare pe site, pe pagina de Facebook și în profilul de pe Google.
- Afișează-l la recepție.
- Spune-le pacienților, la plecare, că următorul control îl pot rezerva online.
După prima lună
Verifică trei lucruri: câte programări au venit online, câte dintre ele au fost făcute în afara orelor de lucru și dacă numărul apelurilor a scăzut. De obicei, programările de seară și de weekend sunt prima surpriză plăcută.
Un calendar pentru fiecare medic. Pe RezervăOra îți setezi serviciile, orarul fiecărui specialist și regulile de rezervare, iar programările făcute prin telefon le adaugi manual în același panou.