Luni dimineață, în sala de așteptare a cabinetului sunt doi câini, o pisică într-o cușcă și un stăpân cu un cățel de două luni venit „doar la vaccin”. Toți au venit pe la 9:00, pentru că „așa se face”. Medicul lucrează fără pauză până la prânz, iar după-amiaza cabinetul e aproape gol.
Un cabinet veterinar nu poate funcționa doar cu programări: urgențele nu așteaptă. Dar o bună parte din vizite pot fi planificate: vaccinările, deparazitările, controalele, consultațiile pentru o problemă care nu e gravă. Pe acestea le poți muta într-un calendar online, iar telefonul rămâne liber pentru cazurile care chiar nu pot aștepta.
Despre saloanele de toaletaj am scris aici. Articolul acesta e pentru cabinetele și clinicile veterinare.
1. Împarte vizitele după tip, nu după animal
Stăpânul știe de ce vine, chiar dacă nu știe cum se numește serviciul. Scrie serviciile pe înțelesul lui:
- „Vaccinare (câine sau pisică)”;
- „Consultație generală”;
- „Control după tratament sau operație”;
- „Deparazitare”;
- „Prima vizită a puiului”.
Fiecare serviciu are durata și prețul lui. Calendarul arată doar orele în care încape întreaga vizită, așa că o consultație de 30 de minute nu se suprapune cu vaccinarea următoare.
2. Ce nu pui în programarea online
Unele vizite nu au ce căuta în calendarul online: urgențele, animalele lovite, otrăvite, care nu respiră bine. Scrie asta clar, în descrierea profilului:
„Pentru urgențe nu vă programați online. Sunați direct la cabinet.”
Pune numărul de telefon lângă această frază. Stăpânul speriat nu trebuie să caute.
La fel pentru intervențiile mai complexe: dacă vrei să vorbești cu stăpânul înainte, nu le pune ca servicii online. Programarea o faci tu, după discuție.
3. Programul de lucru, cu loc pentru neprevăzut
Urgențele vin oricum, iar o zi plină până la ultimul minut nu le mai lasă loc. Când îți setezi programul de lucru, poți lăsa câteva intervale fără programări online, de exemplu o oră la prânz. Dacă rămâne liberă, o folosești pentru controale sau pentru stăpânii care sună.
4. Programările de la telefon, în același calendar
Mulți stăpâni vor suna în continuare, mai ales cei mai în vârstă. E normal. Diferența e că programarea făcută la telefon o adaugi din panou, în același calendar cu cele online. Ora ocupată nu mai apare liberă pe link, iar recepția și medicul văd aceeași zi.
5. Știi imediat cine vine
La fiecare programare nouă primești notificare pe Telegram. Medicul care e în timpul unei intervenții nu trebuie să răspundă la telefon ca să afle că s-a ocupat ora de la 15:00. Vede notificarea când termină.
6. Mai mulți medici, calendare separate
Dacă în cabinet lucrează doi sau trei medici, fiecare are calendarul lui. Stăpânul care vine mereu la același medic îl alege direct. Cel care vine prima dată alege ora care îi convine.
7. Descrierea profilului: ce trebuie să știe stăpânul
Câteva rânduri care scutesc multe telefoane:
- ce animale primiți (câini, pisici, animale mici, exotice);
- dacă animalul trebuie adus flămând pentru anumite proceduri;
- ce documente să aducă (carnetul de vaccinări);
- unde se poate parca și dacă există o intrare separată pentru animalele agitate.
Ce câștigi, concret
Nu mai lucrezi „la grămadă” dimineața și gol după-amiaza, pentru că stăpânii își aleg singuri ora. Telefonul rămâne pentru întrebări și urgențe. Iar toată ziua e într-un singur calendar.
Întrebări frecvente
Pot primi și urgențe dacă folosesc programări online?
Da. Urgențele rămân la telefon. În profil scrii clar că pentru urgențe nu se fac programări online.
Ce fac cu stăpânii care sună să se programeze?
Adaugi programarea din panou, în același calendar, ca ora să nu mai apară liberă online.
Cum aflu de o programare nouă?
Primești notificare pe Telegram la fiecare programare nouă.
Lucrezi singur? Planul Starter e gratuit pentru totdeauna pentru 1 specialist, fără card. Aveți mai mulți medici? Primele 100 de afaceri primesc Professional gratuit 90 de zile.