În iunie afli că trei din cei cinci specialiști vor concediu în aceeași săptămână din august. Dacă îi lași pe toți, salonul rămâne pe jumătate închis. Dacă refuzi pe cineva, ai un om supărat pentru tot restul anului.
Problema nu este că oamenii vor concediu: au dreptul la el și au nevoie de el. Problema este că s-a discutat prea târziu și fără nicio regulă.
Începe din timp
Concediile de vară se discută în februarie-martie, nu în iunie. Cele din iarnă, în septembrie-octombrie.
Cere tuturor, la aceeași dată, perioadele pe care și le doresc. Când ai toate cererile în față, suprapunerile se văd imediat și se rezolvă liniștit, cu luni înainte.
Stabilește regulile dinainte
Trei reguli scrise te scutesc de aproape toate discuțiile:
- Câți oameni pot lipsi în același timp. De exemplu, cel mult unul din trei. Depinde de mărimea echipei și de servicii.
- Cu cât timp înainte se cere. O lună pentru concediile lungi, două săptămâni pentru câteva zile.
- Care sunt perioadele speciale. Săptămânile dinainte de sărbători sau sezonul nunților pot fi perioade în care concediile sunt limitate.
Regulile se spun la angajare, nu atunci când apare prima problemă.
Cum împarți perioadele dorite de toți
Augustul și săptămâna dintre Crăciun și Anul Nou le vor toți. Câteva variante corecte:
- Rotația. Cine a avut anul acesta săptămâna cea mai dorită alege ultimul la anul. Ține o evidență simplă.
- Împărțirea. În loc de două săptămâni pentru un singur om, câte una pentru doi.
- Prioritate pentru situații reale, cum ar fi părinții cu copii la școală. Regula trebuie spusă deschis, ca să nu pară favoritism.
Evită „primul venit, primul servit” ca singură regulă: îi favorizează mereu pe aceiași.
Pune concediile în calendar imediat
O cerere aprobată doar din vorbă se uită. În ziua în care ai aprobat-o, blochează perioada în calendarul specialistului.
Este pasul care previne situația clasică: clienta se programează online la Ana pentru 12 august, iar Ana este la mare.
Ce faci cu clienții celui plecat
Anunță din timp. Clienții fideli ai specialistului trebuie să afle cu două-trei săptămâni înainte: „Ana este în concediu între 5 și 19 august. Vă programez înainte sau după?”
Propune un coleg. Unii acceptă, alții preferă să aștepte. Ambele variante sunt în regulă.
Lasă notițe. Dacă un coleg preia clienții, fișele lor ar trebui să conțină ce trebuie: formulă, preferințe, sensibilități.
Nu promite în numele celui plecat. „Vă sună ea când se întoarce” înseamnă muncă lăsată pe prima zi după vacanță.
Înainte și după
Săptămâna dinaintea concediului este, de obicei, plină: toți clienții vor să prindă un loc. Nu o încărca peste măsură. Un om epuizat în ultima zi lucrează prost.
În prima zi după întoarcere, lasă-i un program mai ușor. Are de recuperat mesaje, programări și ce s-a schimbat între timp.
Concediile neprevăzute
Boala și urgențele de familie nu se planifică. Pentru ele, pregătește dinainte:
- o listă cu cine pe cine poate înlocui;
- un mesaj-tip pentru clienții care trebuie mutați;
- obiceiul de a suna, nu doar de a scrie, când programarea este în aceeași zi.
Proprietarul are și el nevoie de concediu
În multe saloane mici, patronul nu lipsește niciodată. Rezultatul este oboseala și o afacere care nu poate funcționa o săptămână fără el.
Alege o persoană care poate lua decizii simple în lipsa ta, scrie ce are de făcut și pleacă. Dacă salonul nu rezistă o săptămână, ai aflat o problemă care merită rezolvată oricum.
Pe scurt
Cereri strânse din timp, trei reguli scrise, perioade blocate în calendar și clienți anunțați. Echipa pleacă liniștită, iar clienții găsesc ușa deschisă.
Concediile, direct în calendar. Pe RezervăOra, fiecare specialist are orarul lui, iar clienții pot rezerva doar în zilele în care el chiar lucrează.