Медицинский кабинет, которым пользуется один врач, полнедели стоит пустым, а аренда платится за всю. Поэтому всё больше кабинетов делят: два-три врача, иногда разных специальностей, в одном помещении.
Это решение удобно всем, пока расписание понятно. Когда нет, появляются знакомые сцены: два врача приходят в одно время, пациента отправляют не к той двери, медсестра не знает, с кем работает сегодня.
Начните с помещения
Прежде людей посчитайте ресурсы:
- Сколько кабинетов для приёма?
- Какое оборудование общее: УЗИ-аппарат, процедурное кресло, процедурная?
- Сколько человек работает на ресепшене и сколько медсестёр?
Расписание, которое хорошо выглядит на бумаге, но ставит двух врачей на один аппарат в одно утро, не работает.
Фиксированные блоки времени
Самое простое деление — по блокам: у каждого врача свои дни и половины дня, одни и те же каждую неделю.
- Д-р А: понедельник, среда и пятница, первая половина дня.
- Д-р Б: вторник и четверг, весь день.
- Д-р В: понедельник и среда, вторая половина дня, суббота утром.
Это удобно всем: пациенты помнят, когда работает их врач, ресепшен знает, к кому записывать, а врачи могут строить планы.
Расписания, которые меняются от недели к неделе, порождают почти всю путаницу.
Оставьте время между сменами
Когда один врач заканчивает в 13:00, а следующий начинает тоже в 13:00, происходят две вещи: первый задерживается с последним пациентом, а второй ждёт в коридоре.
Оставьте между сменами 15–30 минут. За это время делают уборку, готовят кабинет и нагоняют отставание.
Календарь для каждого врача
У каждого врача свой календарь, в котором:
- дни и часы приёма;
- услуги, которые он оказывает, потому что не все делают все процедуры;
- его длительность, потому что первичная консультация в разных специальностях может длиться по-разному.
Пациент выбирает врача и услугу, а календарь показывает только те часы, когда этот врач действительно в кабинете.
Одна общая тетрадь, в которую пишут «к врачу», — верный рецепт накладок.
Общее оборудование
Если аппаратом пользуются несколько врачей, записи на него должны видеть все. Проще всего ставить процедуры с этим аппаратом в отдельные блоки: вторник утром для одного врача, четверг после обеда для другого.
Ресепшен
Ресепшен — место, где сходятся все расписания. Ему нужны:
- расписание всех врачей в одном месте, в актуальном виде;
- понятные правила, кто кого заменяет;
- основные сведения о каждом враче: что он принимает, чего нет, сколько длится визит.
Пациент, который звонит и спрашивает «когда принимает доктор?», должен получить ответ за десять секунд.
Отпуска и замены
- Об отпусках сообщают заранее и сразу блокируют их в календаре врача.
- Уже записанных пациентов предупреждают и переносят заранее, а не в тот же день.
- Если пациентов принимает коллега, об этом говорят прямо: некоторые предпочтут дождаться своего врача.
Пациент должен знать, куда идти
В общем помещении чаще всего путается пациент. Помогите ему:
- В сообщении с подтверждением указаны имя врача, этаж и номер кабинета.
- На двери указан врач, который принимает в этот день.
- Ресепшен встречает и направляет его, а не оставляет искать самому.
Деньги и правила между врачами
Делить помещение значит делить и расходы: аренду, коммунальные услуги, ресепшен, расходные материалы. Зафиксируйте письменно:
- кто что оплачивает и по какому принципу: использованные часы, число пациентов или равные доли;
- кто закупает расходные материалы;
- что происходит с забронированными и неиспользованными часами.
О форме договора проконсультируйтесь с юристом и бухгалтером. Устная договорённость между коллегами держится до первого недоразумения.
Проверяйте раз в квартал
Расписание, составленное год назад, может уже не подходить. Раз в три месяца вместе посмотрите:
- какие блоки заполнены, а какие пустуют;
- где возникают задержки между сменами;
- на что пациенты жалуются чаще всего.
Пустой блок у одного врача может оказаться именно тем местом, которое нужно другому.
Календарь для каждого врача. На RezervăOra у каждого специалиста своё расписание и свои услуги, а пациенты видят только те часы, когда принимает выбранный врач.