В медицинском кабинете телефон звонит чаще всего именно тогда, когда ресепшен загружен сильнее всего. Пациенты не могут дозвониться, медсестра отрывается от дел, а часть звонков остаётся без ответа.
Онлайн-запись снимает часть этого давления. Но кабинет — не салон: длительность сильно различается, некоторые визиты требуют подготовки, а данные пациентов чувствительны. Вот что стоит подготовить заранее.
1. Решите, на что можно записаться онлайн
Не всё, что вы делаете, нужно открывать для всех.
Подходят: первичные консультации, контрольные приёмы, стандартные процедуры с известной длительностью.
Остаются для телефона или по рекомендации врача: вмешательства, требующие предварительной оценки, срочные и сложные случаи.
Можно начать с двух-трёх типов визитов и добавлять другие по ходу.
2. Понятно опишите каждую услугу
Пациент не знает ваших терминов. Для каждой услуги укажите:
- понятное ему название;
- длительность;
- цену;
- что принести или как подготовиться: свежие анализы, натощак, направление.
Чем понятнее описание, тем меньше звонков и тем меньше пациентов, пришедших неподготовленными.
3. Настройте календарь каждого врача
У каждого врача свой график, свои дни и свои услуги. Отдельные календари исключают ситуацию, когда пациента записывают к врачу, который не выполняет нужную процедуру.
4. Защитите своё время правилами записи
Три простые настройки:
- Минимальный срок до визита: никто не может записаться менее чем за несколько часов.
- Окно записи: за сколько времени вперёд открывается запись.
- Перерыв между визитами: время на заметки и подготовку кабинета.
5. Берегите данные пациентов
Данные о здоровье — одни из самых чувствительных. Несколько принципов здравого смысла:
- Запрашивайте только необходимое для записи: имя, контакт, тип визита. Медицинские подробности обсуждаются в кабинете.
- Делайте напоминания нейтральными. Сообщения вида «У вас запись завтра в 09:30» достаточно; не упоминайте диагнозы или процедуры.
- Ограничьте доступ. Каждый сотрудник видит только то, что нужно ему для работы.
О юридических обязанностях в отношении персональных данных проконсультируйтесь с юристом. Сказанное выше не заменяет юридической консультации.
6. Не забывайте тех, кто звонит
Не все пациенты будут пользоваться интернетом, особенно пожилые. Телефон остаётся. Важно, чтобы записи по телефону вносились в тот же календарь, иначе появятся накладки.
7. Сообщите пациентам
- Разместите ссылку на запись на сайте, на странице в Facebook и в профиле Google.
- Повесьте её на ресепшене.
- Говорите пациентам перед уходом, что на следующий контрольный приём можно записаться онлайн.
После первого месяца
Проверьте три вещи: сколько записей пришло онлайн, сколько из них сделано в нерабочее время и уменьшилось ли число звонков. Обычно первым приятным сюрпризом становятся записи, сделанные вечером и в выходные.
Календарь для каждого врача. На RezervăOra вы настраиваете услуги, расписание каждого специалиста и правила записи, а записи по телефону добавляете вручную в ту же панель.