Понедельник, утро. В приёмной две собаки, кошка в переноске и хозяин со щенком двух месяцев, пришедший «только на прививку». Все пришли к 9:00, потому что «так принято». Врач работает без перерыва до обеда, а после обеда кабинет почти пуст.
Ветеринарный кабинет не может работать только по записи: экстренные случаи не ждут. Но значительную часть визитов можно планировать: прививки, обработку от паразитов, контрольные осмотры, консультации по несрочным вопросам. Их можно перенести в онлайн-календарь, а телефон оставить свободным для случаев, которые действительно не терпят.
О салонах груминга мы писали здесь. Эта статья — для ветеринарных кабинетов и клиник.
1. Делите визиты по типу, а не по животному
Хозяин знает, зачем идёт, даже если не знает, как называется услуга. Назовите услуги понятно для него:
- «Вакцинация (собака или кошка)»;
- «Общая консультация»;
- «Контроль после лечения или операции»;
- «Обработка от паразитов»;
- «Первый визит щенка или котёнка».
У каждой услуги своя длительность и цена. Календарь показывает только то время, в которое помещается весь визит, поэтому 30-минутная консультация не налезает на следующую прививку.
2. Что не открывать для онлайн-записи
Некоторым визитам не место в онлайн-календаре: экстренные случаи, травмы, отравления, затруднённое дыхание. Напишите это прямо в описании профиля:
«При экстренных случаях не записывайтесь онлайн. Звоните в кабинет».
Поставьте номер телефона рядом с этой фразой. Испуганный хозяин не должен его искать.
То же со сложными вмешательствами: если хотите сначала поговорить с хозяином, не выставляйте их онлайн. Запись делаете вы, после разговора.
3. Рабочий график с запасом на непредвиденное
Экстренные случаи всё равно будут, а день, расписанный до последней минуты, не оставляет им места. Настраивая рабочий график, можно оставить несколько промежутков без онлайн-записи, например час в обед. Если он останется свободным, используйте его для контрольных осмотров или тех, кто звонит.
4. Записи по телефону — в тот же календарь
Многие хозяева продолжат звонить, особенно старшего возраста. Это нормально. Разница в том, что телефонную запись вы добавляете из панели в тот же календарь, что и онлайн-записи. Занятое время больше не показывается свободным по ссылке, а регистратура и врач видят один и тот же день.
5. Вы сразу знаете, кто придёт
О каждой новой записи приходит уведомление в Telegram. Врачу, который занят на процедуре, не нужно брать трубку, чтобы узнать, что занято время на 15:00. Он увидит уведомление, когда закончит.
6. Несколько врачей — отдельные календари
Если в кабинете работают два-три врача, у каждого свой календарь. Хозяин, который всегда ходит к одному врачу, выбирает его сразу. Тот, кто пришёл впервые, выбирает удобное время.
7. Описание профиля: что нужно знать хозяину
Несколько строк, которые избавят от множества звонков:
- каких животных вы принимаете (собак, кошек, мелких животных, экзотических);
- нужно ли приводить животное натощак на некоторые процедуры;
- какие документы взять (ветеринарный паспорт);
- где можно припарковаться и есть ли отдельный вход для беспокойных животных.
Что это даёт на практике
Нет больше толпы утром и пустоты после обеда: хозяева сами выбирают время. Телефон остаётся для вопросов и экстренных случаев. А весь день — в одном календаре.
Частые вопросы
Можно ли принимать экстренные случаи, если у меня онлайн-запись?
Да. Экстренные случаи остаются за телефоном. В профиле прямо напишите, что для них онлайн-запись не нужна.
Что делать с хозяевами, которые звонят, чтобы записаться?
Добавляйте запись из панели в тот же календарь, чтобы это время не показывалось свободным онлайн.
Как я узнаю о новой записи?
О каждой новой записи приходит уведомление в Telegram.
Работаете один? Тариф Starter бесплатный навсегда для 1 специалиста, без карты. Несколько врачей? Первые 100 бизнесов получают Professional бесплатно на 90 дней.