Вы выделили четыре часа в субботу на сложное окрашивание. Клиентка не пришла и не отвечает. На это время вы отказали троим, а материалы уже были подготовлены.
Для таких случаев и существует предоплата. Это не знак недоверия, а способ защитить своё время, когда одна неявка ломает весь день.
Когда она уместна
Предоплата нужна не для любой услуги. Она имеет смысл, когда потеря велика:
- длительные услуги, от двух часов: сложное окрашивание, наращивание, татуировки, макияж к событию;
- услуги с материалами, заказанными специально для клиента;
- самые востребованные дни и часы: суббота, время перед праздниками;
- новые клиенты, которые записываются на дорогие услуги;
- клиенты, которые уже пропускали визит без предупреждения.
Для стрижки на 30 минут от предоплаты больше хлопот, чем пользы.
Сколько брать
Единой правильной цифры нет. Два ориентира:
- достаточно, чтобы это было ощутимо, чтобы человек дважды подумал, прежде чем не прийти;
- не настолько много, чтобы отпугнуть. Как правило, это часть цены, а не вся сумма.
Многие салоны берут от 20% до 30% стоимости услуги или фиксированную сумму, которую легко запомнить. При услуге за 800 леев предоплата в 200 леев — обычная величина.
Правила, установленные заранее
Предоплата без понятных правил вызывает больше споров, чем неявки. Решите и запишите:
- Предоплата вычитается из итоговой цены. Это не дополнительный сбор.
- До какого момента можно отменить с возвратом денег или переносом предоплаты на другую дату. Например, не позднее чем за 24 или 48 часов.
- Что происходит при поздней отмене или неявке: предоплата удерживается.
- Что происходит, если отменяете вы: предоплата возвращается полностью или переносится, как выберет клиент.
- Сколько раз можно перенести запись с той же предоплатой.
Включите эти правила в сообщение с подтверждением. Клиент должен увидеть их до оплаты, а не после.
Как объяснить
От тона зависит, покажется ли предоплата естественной или обидной. Не говорите о клиентах, которые не приходят; говорите о зарезервированном времени.
Для услуг длительностью более двух часов мы выделяем весь интервал только для вас, поэтому просим предоплату 200 леев. Сумма вычитается из итоговой цены. Если планы изменятся, мы без проблем перенесём запись, если вы сообщите не позднее чем за 24 часа.
Три мысли: почему, сколько и что будет, если планы изменятся. Без извинений и без упрёков.
Как принимать
Выбирайте самый простой для клиента способ: банковский перевод или оплата в салоне в момент записи. Важно письменно подтвердить получение денег: сумма, дата записи и правило отмены — в одном сообщении.
Что касается бухгалтерии — как оформить предоплату и какой документ выдать, — уточните у своего бухгалтера.
Постоянные клиенты
Можно не брать предоплату с тех, кто ходит к вам годами и ни разу не пропустил визит. Скажите им об этом: «Для вас это не нужно.» Это форма признания, которая ничего не стоит и запоминается.
Чего избегать
- Предоплата только с некоторых, без правила. Клиенты общаются между собой.
- Правила, придуманные после неявки. Если о них не сообщили заранее, применять их нельзя.
- Полная негибкость. Больной ребёнок или авария — это не то же самое, что «я забыл». Оставьте себе право на исключения.
Проверьте результат
Запишите, сколько неявок в месяц было на длительные услуги до введения предоплаты и сколько стало через три месяца. Если цифра снизилась, а записей меньше не стало, правило работает.
Понятные правила, видимые до записи. На RezervăOra клиенты видят цену и длительность каждой услуги, а в карточке клиента вы найдёте историю визитов и неявок.