Календарь — это место, где вы проводите больше всего времени на RezervăOra. В нём видно, кто приходит, к кому и во сколько. Туда же попадают записи, сделанные клиентами онлайн, и те, что добавляете вы.
Это руководство объясняет, для чего нужна каждая часть и как превратить работу с календарём в привычку на несколько минут в день.
Свой календарь у каждого сотрудника
У каждого специалиста свой календарь. Записи одного не смешиваются с записями другого, а клиент видит только действительно свободное время.
Сколько сотрудников у вас может быть, зависит от тарифа: Starter рассчитан на одного специалиста, Professional — на команды до пяти сотрудников, а в Business ограничения нет.
Вид на день
Это рабочий экран. Вы открываете его утром и видите:
- первую и последнюю запись;
- окна между ними;
- услуги дня, чтобы подготовить материалы.
Пользуйтесь им и в течение дня, чтобы знать, кто следующий.
Вид на неделю
Это экран планирования. Он с одного взгляда показывает загруженные и пустые дни. Смотрите на него:
- в понедельник утром, чтобы знать, что вас ждёт;
- в четверг, чтобы увидеть, что осталось свободным к концу недели и стоит ли об этом объявить.
Записи, сделанные онлайн
Когда клиент записывается, запись сразу появляется в календаре, с услугой и её длительностью. Вам не нужно никуда её вносить. Клиент получает подтверждение и уведомление перед визитом.
Записи, добавленные вручную
Некоторые клиенты по-прежнему будут звонить или писать. Их записи вы добавляете сами, в тот же календарь. Делайте это сразу, пока вы ещё на линии, чтобы это время уже нельзя было отдать кому-то другому.
Золотое правило: один учёт. Чего нет в календаре, того не существует.
Правила, которые стоят за календарём
Свободное время, которое видит клиент, появляется не случайно. Оно складывается из:
- графика бизнеса и каждого сотрудника;
- длительности каждой услуги;
- перерыва между записями;
- шага, с которым показывается время;
- минимального срока до визита и того, как далеко вперёд можно записаться.
Если показанное время кажется вам странным, сначала проверьте эти настройки.
Отпуска и выходные
Когда коллега собирается отсутствовать, обновите его график заранее, до того как клиенты запишутся на эти дни. Уже сделанные записи нужно перенести, а клиентов предупредить.
Карточка клиента
В карточке клиента вы видите историю визитов, неявки и свои заметки. Минута чтения перед тем, как человек войдёт в дверь, значит больше, чем кажется.
Привычка на пять минут
- Утром: вид на день. Кто приходит и что вы готовите.
- В течение дня: сразу добавляете любую запись, принятую по телефону.
- Вечером: смотрите на завтрашний день.
- Раз в неделю: вид на неделю и график команды.
Попробуйте на своём календаре. Зарегистрируйте свой бизнес на RezervăOra: тариф Starter включает 30 дней пробного периода, без карты.