В июне вы узнаёте, что трое из пяти специалистов хотят в отпуск на одной и той же неделе августа. Если отпустить всех, салон наполовину закрыт. Если кому-то отказать, у вас обиженный человек до конца года.
Проблема не в том, что люди хотят в отпуск: они имеют на него право и он им нужен. Проблема в том, что обсуждать начали слишком поздно и без всяких правил.
Начинайте заранее
Летние отпуска обсуждают в феврале-марте, а не в июне. Зимние — в сентябре-октябре.
Попросите всех к одной дате назвать желаемые периоды. Когда все заявки перед глазами, пересечения видны сразу и решаются спокойно, за месяцы.
Установите правила заранее
Три записанных правила избавляют почти от всех споров:
- Сколько человек могут отсутствовать одновременно. Например, не более одного из трёх. Зависит от размера команды и услуг.
- За какое время подаётся заявка. За месяц для длинных отпусков, за две недели для нескольких дней.
- Какие периоды особые. Недели перед праздниками или свадебный сезон могут быть временем, когда отпуска ограничены.
Правила сообщают при найме, а не когда возникает первая проблема.
Как делить периоды, которые нужны всем
Август и неделю между Рождеством и Новым годом хотят все. Несколько справедливых вариантов:
- Ротация. Кто в этом году получил самую желанную неделю, в следующем выбирает последним. Ведите простой учёт.
- Разделение. Вместо двух недель одному — по одной двоим.
- Приоритет для реальных обстоятельств, например для родителей школьников. Правило нужно озвучить открыто, чтобы оно не выглядело фаворитизмом.
Избегайте «кто первый попросил» как единственного правила: оно всегда выгодно одним и тем же.
Сразу вносите отпуска в календарь
Заявку, одобренную только на словах, забывают. В день одобрения заблокируйте период в календаре специалиста.
Именно этот шаг предотвращает классическую ситуацию: клиентка записывается онлайн к Анне на 12 августа, а Анна на море.
Что делать с клиентами того, кто уехал
Предупредите заранее. Постоянные клиенты специалиста должны узнать за две-три недели: «Анна в отпуске с 5 по 19 августа. Записать вас до или после?»
Предложите коллегу. Одни соглашаются, другие предпочитают подождать. Оба варианта нормальны.
Оставьте заметки. Если клиентов принимает коллега, в их карточках должно быть всё нужное: формула, предпочтения, особенности.
Не обещайте от имени уехавшего. «Она позвонит вам, когда вернётся» означает работу, отложенную на первый день после отпуска.
До и после
Неделя перед отпуском обычно полная: все клиенты хотят успеть. Не перегружайте её. Вымотанный человек в последний день работает плохо.
В первый день после возвращения оставьте ему более лёгкий график. Ему нужно разобрать сообщения, записи и то, что изменилось за это время.
Незапланированные отсутствия
Болезнь и семейные обстоятельства не планируют. Для них подготовьте заранее:
- список, кто кого может заменить;
- шаблон сообщения для клиентов, которых нужно перенести;
- привычку звонить, а не только писать, когда запись на тот же день.
Владельцу тоже нужен отпуск
Во многих небольших салонах владелец не отсутствует никогда. Итог — усталость и бизнес, который не может проработать без него и недели.
Выберите человека, который может принимать простые решения в ваше отсутствие, запишите, что ему нужно делать, и уезжайте. Если салон не выдерживает недели, вы узнали о проблеме, которую стоит решить в любом случае.
Коротко
Заявки, собранные заранее, три записанных правила, периоды, заблокированные в календаре, и предупреждённые клиенты. Команда уезжает спокойно, а клиенты находят дверь открытой.
Отпуска — сразу в календаре. На RezervăOra у каждого специалиста своё расписание, и клиенты могут записаться только на те дни, когда он действительно работает.