Страница в Instagram с тремя тысячами подписчиков, профиль в Google со всеми отзывами, расписание с записями и телефонами клиентов. Всё, что вы построили в интернете за несколько лет, находится за несколькими паролями.
Чаще всего эти пароли — один и тот же, записанный на бумажке у ресепшена и известный всем, кто когда-либо работал в салоне. Чтобы это изменить, не нужно быть специалистом. Достаточно нескольких привычек.
1. Свой пароль для каждого аккаунта
Если вы используете один пароль везде, один взломанный аккаунт открывает все остальные. У почты, соцсетей и платформы записи должен быть свой пароль.
Хороший пароль длинный, а не сложный. Четыре-пять не связанных между собой слов запомнить легче, а угадать труднее, чем «Salon2024!».
2. Менеджер паролей вместо бумажек
Никто не может помнить десять длинных паролей. Менеджер паролей хранит их все, а вы запоминаете только один.
Бумажка на мониторе и файл «пароли» на рабочем столе — первые места, куда заглянет любой.
3. Двухэтапная проверка
При двухэтапной проверке помимо пароля запрашивается код с телефона. Даже если пароль попадёт к кому-то другому, аккаунт останется закрытым.
Включите её как минимум для:
- электронной почты, потому что через неё сбрасываются все остальные пароли;
- аккаунтов Instagram и Facebook;
- профиля компании в Google.
4. Отдельный аккаунт для каждого человека
Когда вся команда пользуется одним аккаунтом и одним паролем, вы не знаете, кто что изменил, и не можете закрыть доступ одному человеку.
Там, где платформа позволяет, у каждого коллеги должен быть свой аккаунт, с доступом только к тому, что ему нужно. Ресепшену не нужны платёжные настройки, а новому специалисту — полный список клиентов.
5. Не отправляйте пароли в чате
Пароль, отправленный в сообщении, остаётся там годами: в вашем телефоне, в телефоне собеседника, в резервных копиях. Если обязательно нужно дать кому-то доступ:
- создайте ему отдельный аккаунт, если это возможно;
- если нет, скажите пароль устно и смените его, когда человек закончит.
6. Что делать, когда кто-то уходит из команды
Об этом забывают чаще всего. В день, когда коллега уходит:
- закройте или отключите его аккаунт;
- смените пароли, которые он знал;
- удалите его из групп и страниц бизнеса;
- проверьте, не привязаны ли страница в Instagram или профиль в Google к его личной почте.
Дело не в недоверии. Это то же правило, что с ключами: уходя, их сдают.
7. Аккаунты бизнеса — на имя бизнеса
Многие салоны слишком поздно обнаруживают, что их страницу создал бывший сотрудник на свой личный адрес. Проверьте сейчас:
- Кто администратор страниц?
- На какой адрес почты зарегистрированы аккаунты?
- Есть ли у вас доступ к этому адресу?
Используйте почту бизнеса, к которой есть доступ у вас, и добавьте хотя бы второго администратора, которому доверяете.
Данные клиентов
Имена, телефоны и история визитов — это персональные данные. Несколько правил здравого смысла:
- не храните список клиентов в файле, разосланном на несколько телефонов;
- не оставляйте компьютер на ресепшене разблокированным;
- не давайте никому доступа больше, чем ему нужно.
О точных юридических обязанностях проконсультируйтесь с юристом.
Если аккаунт взломали
- Немедленно смените пароль аккаунта и привязанной к нему почты.
- Отключите все устройства в настройках аккаунта.
- Включите двухэтапную проверку.
- Воспользуйтесь официальной процедурой восстановления платформы.
- Предупредите клиентов, если от вашего имени рассылались сообщения.
Проверка на 15 минут
Раз в полгода пройдитесь по списку: у кого к чему есть доступ, какие пароли старые, какие аккаунты больше не используются. Это занимает четверть часа и может уберечь от потери многих лет работы.
Меньше мест, которые нужно охранять. Когда записи и карточки клиентов находятся на одной платформе, такой как RezervăOra, у вас больше нет списков, разбросанных по тетрадям, файлам и перепискам.