У тетради с записями есть большое преимущество: вы знаете её наизусть. Есть и недостатки, которые вы ощущаете каждый день: она существует в одном месте, её трудно читать, и клиент не может открыть её в 22:00.
Многие владельцы откладывают переход на цифровой календарь из страха, что это будет хаос на несколько недель. Этого не случится, если разбить переход на маленькие шаги. Вот план на семь дней, примерно по полчаса в день.
День 1: Список услуг
Запишите каждую услугу с тремя данными: понятное название, реальная длительность и цена. Это основа; всё остальное строится на ней.
Будьте честны с длительностью. Если окрашивание на самом деле занимает два часа пятнадцать минут, не пишите два. Календарь будет работать с тем, что вы ему дадите.
День 2: График и люди
Запишите график салона и отдельно каждого мастера: дни, часы, перерывы, выходные. Решите также, какие услуги выполняет каждый.
Обычно здесь появляются первые сюрпризы: выясняется, что «все знают график», но каждый знает его немного по-своему.
День 3: Аккаунт и настройки
Создайте аккаунт бизнеса, добавьте услуги, мастеров и расписание. Заполните профиль: адрес, телефон, описание, фотографии.
Задайте и правила записи: перерыв между записями, за какое время до визита можно записаться и как далеко вперёд.
День 4: Перенесите существующие записи
Возьмите тетрадь и внесите в календарь все будущие записи. Это самый скучный и самый важный шаг: с этого момента цифровой календарь отражает реальность.
Прошлое не переносите. Для начала оно не нужно.
День 5: Покажите команде
Выделите двадцать минут на всех. Каждый должен знать три вещи: как посмотреть свой день, как добавить запись, принятую по телефону, и как перенести или отменить запись.
Дайте попробовать сразу. Вопросы, которые появятся сейчас, иначе появились бы при клиенте на ресепшене.
День 6: Сообщите клиентам
- Разместите ссылку на запись в шапке Instagram, на странице в Facebook и в профиле Google.
- Повесьте её на ресепшене, можно с QR-кодом.
- Отправьте постоянным клиентам короткое сообщение: «Теперь вы можете записаться и онлайн, в любое время».
Никого не заставляйте. Кто предпочитает звонить, продолжит звонить, а вы внесёте запись в календарь.
День 7: Откажитесь от тетради
Этот шаг многие пропускают, а потом жалеют. Если оставить тетрадь «на всякий случай», у вас будет два расписания, которые не совпадают, и накладки появятся именно из-за этого.
С седьмого дня запись существует, только если она есть в календаре. Тетрадь отправляется в ящик.
Первые две недели
Вначале некоторые вещи нормальны:
- Кто-то забывает внести запись по телефону. Напомните правило, без упрёков.
- Некоторые длительности оказываются неверными. Корректируйте по мере наблюдений.
- Клиенты постарше продолжают звонить. Это нормально; терялись у вас не они.
Как понять, что оно того стоило
Через месяц посмотрите на три вещи:
- сколько записей пришло онлайн и сколько из них — в нерабочее время;
- были ли ещё накладки;
- сколько времени команда теперь тратит на телефон ради записей.
Записи, сделанные вечером и в выходные, — это клиенты, которых тетрадь никак не могла поймать.
Начните с первого дня. Регистрация на RezervăOra занимает несколько минут: вы добавляете услуги и график, и профиль становится виден в поиске, как только он заполнен.