E 8 dimineața. Un coleg scrie că are febră și nu poate veni. În calendarul lui sunt opt clienți, primul la 9:00.
Se va întâmpla în orice echipă. Diferența o face un plan stabilit dinainte.
Prima regulă: anunță cât mai devreme
Spune echipei cum și până la ce oră anunță că lipsesc: un mesaj sau un telefon, nu o postare în grupul comun la 8:55. Fiecare oră câștigată înseamnă clienți anunțați la timp.
Cine se ocupă
Stabilește dinainte cine preia situația: administratorul, recepția sau tu. Altfel, toată lumea așteaptă ca altcineva să sune clienții.
Ordinea
- Verifici calendarul colegului pentru ziua respectivă.
- Vezi ce colegi au ore libere și pot face aceleași servicii.
- Suni clienții în ordinea orelor, începând cu primii.
Ce le spui clienților
Scurt și sincer: „Specialistul dumneavoastră este bolnav azi. Vă putem primi la aceeași oră la colegul X sau putem muta programarea în altă zi.” Lasă-l să aleagă.
Clienții care vor doar la același specialist
Mulți preferă să aștepte. Propune-le prima oră liberă după revenirea colegului și notează în fișă ce au ales.
Zilele următoare
Dacă boala durează, blochează din timp zilele în calendarul colegului, ca să nu mai intre programări noi. Apoi reia același proces pentru fiecare zi.
Pregătirea din timp
- fiecare coleg are în fișa clienților serviciile și preferințele scrise, ca altcineva să-i poată prelua;
- știi cine din echipă poate înlocui pe cine;
- ai numărul de telefon al fiecărui client.
Calendarul fiecărui specialist, la vedere. Pe RezervăOra vezi calendarul echipei pe zi sau pe săptămână, iar fișa clientului păstrează istoricul și notițele, ca un coleg să-l poată prelua.